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Comment vérifier la disponibilité des participants à mes événements?

Vous pouvez vérifier la disponibilité des participants aux événements que vous créez. La fonctionnalité de vérification de la disponibilité récupère les plages horaires des calendriers de tous les participants et fournit une interface graphique avec la plage horaire convenant à tous les participants.

Pour vérifier la disponibilité des participants à vos événements, procédez comme suit :

  1. Créez l’événement et ajoutez-y des participants. Consultez la section Comment créer un événement?.

    Les participants sont ajoutés à la fenêtre Personnes et ressources.

  2. Après avoir ajouté les participants, cliquez sur Vérifier la disponibilité.

    La fenêtre Disponibilité s’affiche avec les options suivantes :

    • Une légende décrit les différents codes de couleur indiquant l’état d’un participant à l’événement selon le calendrier.

      Vous disposez des options suivantes :

      • Confirmé : le participant est disponible et n’a aucun événement prévu à cette date.

      • Occupé : le participant est occupé à cette date.

      • Provisoire : l’état du participant est provisoire et ce dernier peut être disponible à cette date.

      • Inconnu : impossible de vérifier l’adresse électronique du participant. Ainsi, les détails du calendrier ne sont pas disponibles.

    • Ajouter à partir du carnet d’adresses : lien permettant d’ajouter des utilisateurs d’un carnet d’adresses personnel ou professionnel. Vous pouvez ajouter d’autres participants à l’événement en les sélectionnant dans votre carnet d’adresses personnel ou professionnel.

    • Les boutons suivants sont disponibles en bas de la fenêtre Disponibilité :

      • Sélection automatique de l’heure : ce bouton permet de sélectionner automatiquement la première plage horaire disponible convenant à tous les participants. La plage horaire est entourée d’une bordure verte dans la grille de disponibilité.

      • Plus tôt, Plus tard : pour sélectionner d’autres plages horaires, utilisez les boutons Plus tôt ou Plus tard.

  3. Cliquez sur le bouton Sélection automatique de l’heure pour rechercher la première plage horaire disponible pour tous les participants.

    Vous pouvez sélectionner des plages horaires plus tôt ou plus tard en cliquant sur les boutons correspondants.

  4. Cliquez sur Accepter pour définir l’horaire de l’événement pour lequel tous les participants sont disponibles.

    Les attributs de l’événement sont définis en fonction de la plage horaire sélectionnée.