Marche à suivre pour vérifier la disponibilité des participants à mes événements

Vous pouvez vérifier la disponibilité des participants aux événements que vous créez. La fonctionnalité de vérification de la disponibilité récupère les créneaux horaires des calendriers de tous les participants et affiche le créneau horaire qui convient à tous les participants dans une interface graphique.

Pour vérifier la disponibilité des participants à vos événements :

1. Créez l'événement et ajoutez-y des participants. Voir Marche à suivre pour créer un événement.

   Les participants sont ajoutés dans la fenêtre Personnes et ressources.

2. Après avoir ajouté les participants, appuyez sur Vérifier la disponibilité.

   La fenêtre Disponibilité s'affiche avec les options suivantes :

   • Une légende indiquant les différents codes de couleur du statut des participants à l'événement selon le calendrier.

     Les options suivantes sont offertes :

     • Confirmé : Le participant a accepté un événement à ce moment.

     • Occupé(e) : Le participant est occupé à ce moment.

     • Provisoire : Le statut du participant est provisoire et ce dernier est peut-être disponible à ce moment.

     • Inconnu : Impossible de vérifier l'adresse de courriel du participant ou le participant a choisi de ne pas publier les informations de disponibilité, qui ne sont alors pas disponibles.

   • Les boutons suivants se trouvent au bas de la fenêtre Disponibilité :

     • Sélection automatique de l'heure : appuyez sur ce bouton pour sélectionner automatiquement le premier créneau horaire disponible convenant à tous les participants à l'événement. Le créneau horaire est entouré d'une bordure verte dans la grille de disponibilité.

     • Plus tôt, Plus tard : pour sélectionner d'autres créneaux horaires, utilisez les boutons Plus tôt et Plus tard.

3. Appuyez sur le bouton Sélection automatique de l'heure pour rechercher le premier créneau horaire disponible pour l'ensemble des participants.

   Vous pouvez sélectionner des créneaux horaires plus tôt ou plus tard en appuyant sur les boutons du même nom.

4. Une fois déterminé le moment où tous les participants sont disponibles, appuyez sur Accepter pour définir l'heure de l'événement.

   Les attributs de l'événement sont définis en fonction du créneau horaire sélectionné.